Tietosuojaseloste

Vuokraturva Oy on vuokravälitys- ja asuntosijoittamispalveluita tarjoava yritys. Tämä tietosuojaseloste koskee Vuokraturvan asiakkaiden, kuten vuokranantajien, vuokra-asunnon hakijoiden ja vuokralaisten, asuntojen myyjien ja asuntojen ostajien, henkilötietojen käsittelyä sekä ilmoittajansuojelulain periaatteiden mukaista henkilötietojen käsittelyä Vuokraturvan sisäisen ilmoituskanavan kautta tehtyjen ilmoitusten käsittelyn yhteydessä.

Kuvaamme alla tarkemmin, mm.:

mitkä ovat yhteystietomme
millaisia tietoja keräämme
mistä tiedot kerätään
mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperusta
kuinka kauan tietoja säilytetään
mihin tietoja luovutetaan ja siirretään
miten suojaamme tiedot
millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on

Pyydämme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön.

1. YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjä:
Vuokraturva Oy
Y-tunnus 1543822-4
Ilmalankuja 2 L
00240 Helsinki

Rekisteriasioita hoitava henkilö:
Timo Metsola
puhelin 010 2327 300
timo.metsola@vuokraturva.fi

2. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Kaikkien rekisteröityjen osalta käsitellään seuraavia perustietoja:

Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoite, kieli, ikä, puhelinnumero, sähköpostisosoite,
Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
Tapahtumatiedot
Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten
Tieto siitä, onko henkilö poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (ns. PEP)
Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tuotteet ja palvelut, niiden käyttämispäivä, asiakkaan niihin liittyvät toiveet, palvelun myyjätiedot, tiedot avainten lukumääristä, tyypeistä ja käyttötarkoituksista, vastaanotoista ja luovutuksista sekä palveluun liittyvä yhteydenpito ja tapahtumat

Vuokranantajien ja asunnon myyjien osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

Vuokrattavaan tai myytävään kohteeseen liittyvät omistussuhteet ja tiedot, kuten osoite, kiinteistörekisteri- tai asunto-osakeyhtiötiedot, kunto- ja remonttitiedot, kiinnitys-, vastike- ja velkaosuustiedot, koko, huoneluku, vapautuminen, vuokra- tai hintapyyntö, tieto siitä, onko välityskohde tarkoitettu käytettäväksi puolisoiden yhteisenä kotina, sekä asiakkaan antamat lisätiedot kohteesta.

Vuokralaisten, relocation-palvelun käyttäjien ja vuokra-asunnon hakijoiden osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

Työantaja
Työsuhteen luonne (toistaiseksi voimassaoleva, määräaikainen)
Opiskelijastatus, oppilaitos, koulutusohjelma
Asunnon hakukriteerit
Vuokrasuhteen alkamispäivä
Taloudelliset tiedot ja tulot sekä muut tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
Mahdollinen takaus-, holhooja- tai edunvalvontasuhde tai mahdollinen yhteyshenkilö

Näiden lisäksi saatamme käsitellä muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti hakemuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä antamia tietoja.

Lisäksi havainnoimme verkkopalveluidemme käytöstä tietoa kohdassa 10 "Evästeet" kuvatuin tavoin. Emme yhdistä evästeillä havainnoituja tietoja tunnistetun asiakkaan tietoihin.

Vuokraturvan sisäisen ilmoituskanavan kautta tehtyjen ilmoitusten osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

Ilmoittajan kanavaan luovuttamia tietoja sillä laajuudella, kuin tapauksen selvittäminen vaatii.

3. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen
sekä palveluiden markkinointiin seuraavin tavoin:

Sopimus: Toteuttaaksemme vuokraus- tai myyntitoimeksiannon käsittelemme toimeksiantajamme henkilötietoja esitelläksemme ja markkinoidaksemme kohdetta, yhdistääksemme vuokraajan ja vuokralaisen tai myyjän ja ostajan sekä laskuttaaksemme toimeksiannon. Henkilötietoja käsitellään myös hakemuksissa, tarjouksissa, vastatarjouksissa, kauppa- ja vuokradokumenteissa sekä niiden liitteissä osana sopimusneuvotteluita.
Suostumus: Pyydämme suostumuksen vuokra-asunnon hakijan tai omistusasunnon ostajan henkilötietojen käsittelyyn, jotta voisimme lähettää hakijalle sähköpostitse tietoa vapautuvista kohteista. Voimme myös pyytää asiakkaalta suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin. Annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja markkinointiin, profilointiin, petosten ja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä Vuokraturva-konsernin sisäisiä tarkoituksia, kuten liiketoiminnan kehittämistä varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja asiakkaan ja Vuokraturvan välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä alla kuvatuin tavoin.
Lakisääteinen velvoite: Käsittelemme esimerkiksi tietoa siitä, onko asiakkaamme poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (politically exposed person, ”PEP”) noudattaaksemme ns. rahanpesulakia. Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy, noudattaaksemme kirjanpitolakia. Esimerkiksi edellä mainituissa tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Mikäli muista tässä tietosuojaselosteessa esiin tuoduista tekijöistä niin aiheutuu, säilytysaika voi olla edellä tässä kohdassa mainittua pidempi.

Henkilötietojen keräämiseen tarkoitetuissa lomakkeissa ilmoitetaan erikseen, mitkä ovat palveluiden tarjoamisen kannalta pakollisia tietoja ja mitkä rekisteröity voi antaa halutessaan. Asiakas voi halutessaan jättää antamatta esimerkiksi tietoa mielenkiinnonkohteistaan, mutta emme tällöin pysty räätälöimään asiakkaalle tarjottavia kohteita tai muutoin hänelle tarjottua palvelua.

5. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme asiakkaan/käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi:

Välitysliikelain 10 §:n mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantoon liittyvät tiedot ja asiakirjat (mukaan lukien asuntohakemukset ja ostotarjoukset) viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Edellä mainittu viiden vuoden säilytysaika on kuitenkin laissa säädetty minimivaatimus, ja vahingonkorvausvastuiden 10 vuoden vanhentumisajasta sekä mahdollisesti vanhentumisajan loppuvaiheessa alkaneiden prosessien kestoajasta johtuen säilytämme tietoja ja asiakirjoja 12 vuotta.
Relocation-palveluun liittyviä tietoja säilytämme vahingonkorvausvastuiden 10 vuoden vanhentumisajasta sekä mahdollisesti vanhentumisajan loppuvaiheessa alkaneiden prosessien kestoajasta johtuen 12 vuotta.
Vuokraturvan sisäisen ilmoituskanavan kautta tehtyjen ilmoitusten osalta säilytämme tietoja lainsäädännön vaatimusten edellyttämän ajan. Vuokraturvan sisäinen ilmoituskanava toimii Juuriharja Consulting Groupin palvelimella nimeltä First Whistle -ilmoituskanava.

Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 8 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

6. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Vuokraturva-yhtiöt –konserni: Voimme käsitellä asiakkaan henkilötietoja Vuokraturva-yhtiöt –konsernin sisällä.

Viranomaiset: Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Yritysjärjestelyt: Mikäli ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
Mittaaminen ja kohdentaminen: Voimme käyttää asiakkaan henkilötietoa digitaalisen markkinoinnin mittaamiseen ja kohdentamiseen voimassa olevien säädösten mukaisesti.
Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vuokraturva Oy:n, Vuokraturva-sopimus Oy:n, Takausvakuus Oy:n ja niiden muodostaman konsernin emoyhtiön Vuokraturva-yhtiöt Oy:n oman henkilöstön lisäksi it-yhteistyökumppaneilla City Dev Labs / W3 Group Finland Oy:llä, Jalo IT Oy:llä ja OptimeSys Oy:llä ja niiden sellaisella henkilökunnalla, joilla on välttämätöntä saada tietoihin pääsy tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy asiakastietoihin ja asiakastietojärjestelmiin.

Vuokraturvan sisäisen ilmoituskanavan osalta First Whistle -palvelun kehittänyt Juuriharja Consulting Group Oy käsittelee sopimuksen mukaisten velvoitteidensa täyttämiseksi Vuokraturva Oy:n pääkäyttäjien sekä ilmoittajien (”Rekisteröidyt”) henkilötietoja, kuten nimi- ja yhteystietoja, ohjelmistoon liittyviä teknisiä tietoja sekä muita luonnolliseen henkilöön liitettävissä olevia henkilötietoja. Ilmoittajat saattavat myös tallentaa Whistleblowing-kanavaan muiden henkilöjen henkilötietoja. Juuriharja toimii tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä alustan tarjoajan roolissa, ja Vuokraturva Tietosuojasääntelyn mukaisena Rekisterinpitäjänä. Juuriharjan mahdollisesti palvelun tuottamisessa käyttämät alihankkijat toimivat Alikäsittelijöinä.

Edellä mainittuja ja muita alihankkijoita käyttäessämme takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. PAKOTE- JA JÄÄDYTYSLISTATARKISTUKSET SEKÄ RAHANPESUN JA TERRORISMIN RAHOITTAMISEN ESTÄMINEN

Kerättyjä tuntemistietoja ja muita henkilötietoja käytetään pakote- ja jäädytyslistatarkistuksiin. Kerättyjä tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen. Kerättyjä tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen tutkintaan saattamista varten sekä sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.

8. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Vuokraturva Oy:n tiloissa, joissa tietoja käsitellään ja säilytetään, voi liikkua vain tietojen käyttämiseen oikeutettu henkilökunta.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Asiakkaan pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Asiakas voi myös halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Asiakas voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
Suostumuksen peruuttaminen: Asiakas voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuin keinoin.
Valitusoikeus: Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Jos haluat kieltää Vuokraturva Oy:n sähköisen suoramarkkinoinnin, voit tehdä sen tästä. Huomaathan, että suoramarkkinointikielto koskee myös hakuvahtia. Tällöin et voi saada sähköpostilla tietoa hakuehtojesi mukaisista vuokra-asunnoista tekemäsi hakuvahdin perusteella.

10. EVÄSTEET

Vuokraturva.fi -sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää sen käyttäjän selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle.

Useimmat internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit muokata evästeasetuksia sivustollamme käytössä olevan CookieHub-evästehyväksyntäpalvelun kautta. Voit valita ponnahdusikkunasta millaiset evästeet hyväksyt ja millaisia et. Valintaasi voit muuttaa koska tahansa sivuston alareunasta löytyvän ”Evästeasetukset” -valikon kautta.

Sivusto hyödyntää sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat päätelaitteelle.

Evästeiden avulla sivusto toimii teknisesti oikein (välttämättömät evästeet). Evästeiden avulla saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille siten mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön. Mainontaevästeet auttavat meitä esimerkiksi valitsemaan sinulle parhaiten sopivat ja mielenkiintoisimmat mainokset sekä kohdentamaan mainoksia oikeanlaiselle yleisölle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (esim. 1 pikselin kuvatiedosto), jotta näet mieleisiäsi mainoksia, kun vierailet eri sivustoilla. Evästeiden tarkempaa käyttötarkoitusta on avattu ponnahdusikkunan "Evästeasetukset" -painikkeen jälkeen.

Evästeiden avulla kerätyt tiedot eivät kerro meille tai kolmansille osapuolille mitään henkilökohtaisia tietoja, kuten nimeäsi tai yhteystietojasi. Kolmantena osapuolena toimivat mainostajat saattavat myös käyttää tekniikkaa, jolla mitataan mainosten tehoa. Tätä varten he voivat käyttää jäljitettä (esim. yhden pikselin kokoinen GIF-tiedosto), joka on sijoitettu verkkosivustollemme nimettömien tietojen keräämiseksi. Saatuaan nimetöntä tietoa käyttäjän käynneistä näillä ja muilla verkkosivuilla mainostajat voivat suunnitella mainoksia tuotteista ja palveluista, jotka mahdollisesti kiinnostavat käyttäjää.

Selainten evästeasetukset

Voit estää tai poistaa evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Yleisimpien selainten evästeiden poistamiseen liittyviin ohjeisiin pääset alla olevista linkeistä.

Evästeiden poistaminen / Google Chrome
Evästeiden poistaminen / Mozilla Firefox
Evästeiden poistaminen / Safari
Evästeiden poistaminen / Opera
Evästeiden poistaminen / Microsoft Edge