Dataskyddsbeskrivning
Vuokraturva Oy är ett företag som erbjuder hyresförmedlings- och bostadsplaceringstjänster. Denna dataskyddsbeskrivning gäller behandlingen av Vuokraturvas kunders, såsom hyresvärdars, hyresbostadssökandes och hyresgästers, bostadssäljares och bostadsköpares personuppgifter samt behandlingen av personuppgifter enligt principerna i lagen om skydd för visselblåsare i samband med behandlingen av anmälningar som gjorts via Vuokraturvas interna anmälningskanal.
Vi beskriver nedan närmare bl.a.:
- vilka våra kontaktuppgifter är
- hurudana uppgifter vi samlar in
- varifrån uppgifterna insamlas
- för vilket ändamål uppgifterna insamlas och vilken den rättsliga grunden för behandlingen är
- hur länge uppgifterna lagras
- vart uppgifter översänds och överförs
- hur vi skyddar uppgifterna
- hurudana rättigheter de registrerade har
Vi ber er bekanta er med dataskyddsbeskrivningens innehåll.
1. KONTAKTUPPGIFTER
Registeransvarig:
Vuokraturva Oy
FO-nummer 1543822-4
Ilmalagränden 2 L
00240 Helsingfors
Person som handhar registerärenden:
Timo Metsola
telefon 010 2327 300
timo.metsola@vuokraturva.fi
2. REGISTRETS DATAINNEHÅLL
I fråga om alla registrerade behandlas följande grundläggande uppgifter:
- Grunduppgifter om den registrerade såsom namn, adress, språk, ålder, telefonnummer, e-postadress
- Uppgifter om tillåtelse och förbud, såsom tillåtelser av och förbud mot direktmarknadsföring
- Objekt av intresse och övriga uppgifter som den registrerade själv lämnat
- Händelseuppgifter
- Personbeteckning för tillförlitlig identifiering
- Uppgift om huruvida en person är en person i politiskt utsatt ställning (s.k. PEP)
- Uppgifter med anknytning till fakturering och indrivning
- Uppgifter som ansluter sig till kund- och avtalsförhållandet såsom produkter och tjänster, deras användningsdatum, kundens önskemål i anslutning till dem, uppgifter om säljaren av tjänsten, uppgifter om antalet nycklar, deras typer och användningsändamål, mottagningar och överlåtelser samt kontakt och evenemang i anslutning till tjänsten
Vad gäller hyresvärdar och säljare av bostäder behandlas utöver grunduppgifterna:
- Ägoförhållanden och uppgifter som gäller uthyrnings- eller försäljningsobjektet, såsom adress, fastighetsregister- eller bostadsaktiebolagsuppgifter, uppgifter om skick och reparationer, intecknings-, vederlags- och skuldandelsuppgifter, storlek, antalet rum, ledigblivande, begärd hyra eller begärt pris, uppgift om huruvida ett förmedlingsobjekt är avsett att användas som ett gemensamt hem för makar, samt tilläggsuppgifter som kunden gett om objektet.
Vad gäller hyresgäster, användare av relocation-tjänst och sökande av hyresbostad behandlas utöver grunduppgifterna:
- Arbetsgivare
- Anställningsförhållandets karaktär (tillsvidare gällande, visstids)
- Studerandestatus, läroinrättning, utbildningsprogram
- Bostadens sökkriterier
- Hyresförhållandets inledningsdag
- Ekonomiska uppgifter och inkomster samt övriga uppgifter för utvärdering av hyresbetalningsförmågan
- Eventuellt borgenärs-, förmyndar- eller intressebevakarförhållande eller eventuell kontaktperson
Förutom dessa kan vi eventuellt behandla andra uppgifter som den registrerade frivilligt har lämnat i samband med ansökan eller annan kontakt.
Dessutom observerar vi uppgifter om användningen av våra webbtjänster på det sätt som beskrivits i punkt 10 ”Cookies”. Vi kombinerar inte de uppgifter som observerats med cookies med uppgifterna för en identifierad kund.
Vad gäller anmälningar som gjorts via Vuokraturvas interna anmälningskanal behandlas förutom de grundläggande uppgifterna:
- De uppgifter som anmälaren lämnat till kanalen i den omfattning som utredningen av fallet kräver.
3. REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR
Personuppgifter insamlas i samband med registrering, när tjänsterna anlitas eller i övrigt direkt av den registrerade. Personuppgifter kan insamlas och uppdateras också från befolkningsregistret och det förbudsregister som upprätthålls av Suomen Suoramarkkinointiliitto samt andra motsvarande register.
4. PERSONUPPGIFTERNAS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL OCH DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR BEHANDLINGEN
Personuppgifterna används för att sköta, hantera och utveckla kundförhållandet samt för marknadsföring av tjänsterna på följande sätt:
- Avtal: För att genomföra ett uthyrnings- eller försäljningsuppdrag behandlar vi vår uppdragsgivares personuppgifter för att presentera och marknadsföra objektet, föra samman hyresvärd och hyresgäst eller säljare och köpare samt för att fakturera för uppdraget. Personuppgifter behandlas också i ansökningar, anbud, motbud, köpe- och hyresdokument samt deras bilagor såsom en del av avtalsförhandlingarna.
- Samtycke: Vi begär samtycke till behandlingen av personuppgifterna för en sökande av hyresbostad eller köpare av ägarbostad, så att vi per e-post ska kunna sända sökanden information om objekt som blir lediga. Vi kan också be kunden om samtycke till elektronisk direktmarknadsföring. Givet samtycke kan återtas när som helst.
- Berättigat intresse: Vi behandlar uppgifterna för marknadsföring, profilering, för att hindra och undersöka bedrägerier och missbruk, för att framlägga eller försvara rättsliga yrkanden samt för Vuokraturva-koncernens interna ändamål, såsom att utveckla affärsverksamheten. Dessa ändamål är nödvändiga med tanke på vår affärsverksamhet samt motiverade på basis av en saklig kontakt mellan kunden och Vuokraturva och är sålunda i enlighet med vårt berättigade intresse. Den registrerade kan motsätta sig behandlingen på de sätt som beskrivs nedan.
- Lagstadgad plikt: Vi behandlar exempelvis uppgifter om huruvida vår kund är en person i politiskt utsatt ställning (politically exposed person, ”PEP”), för att följa den s.k. penningtvättslagen. Verifikat och korrespondens om affärshändelser förvarar vi i sex år från utgången av det år, då räkenskapsperioden har upphört, för att följa bokföringslagen. Till exempel i de nämnda situationerna baserar sig behandlingen av personuppgifter på följande av en lagstadgad plikt. Om så orsakas av andra faktorer som framförts i denna dataskyddsbeskrivning, kan förvaringstiden vara längre än den som nämndes tidigare i denna punkt.
I de blanketter som är avsedda för insamling av personuppgifter anges särskilt vilka uppgifter som är obligatoriska med tanke på erbjudandet av tjänster och vilka som den registrerade kan ge om han så önskar. Kunden kan om han så önskar låta bli att ge uppgift exempelvis om vilka objekt som intresserar honom, men då kan vi inte skräddarsy de objekt som erbjuds kunden eller den tjänst som annars erbjuds honom.
5. HUR LÄNGE UPPGIFTERNA FÖRVARAS
Vi bevarar kundernas/användarnas uppgifter bara så länge som det är nödvändigt för att förverkliga de ovan fastställda syftena och följa kraven i lagstiftningen:
- Enligt 10 § förmedlingslagen ska en förmedlingsrörelse förvara de uppgifter och handlingar (inklusive bostadsansökningar och köpeanbud) som anknyter till ett uppdrag fem år från det uppdraget upphörde. Nämnda fem års förvaringstid är dock det lagstadgade minimikravet, och med anledning av preskriptionstiden på 10 år för skadeståndsansvar samt den tid processer som inletts i slutskedet av preskriptionstiden tar i anspråk, förvarar vi uppgifter och handlingar 12 år.
- Uppgifter som anknyter till Relocation-tjänsten förvarar vi 12 år beroende på preskriptionstiden på 10 år för skadeståndsansvar samt den tid processer som inletts i slutskedet av preskriptionstiden tar i anspråk.
- Vad gäller anmälningar som gjorts via Vuokraturvas interna anmälningskanal förvarar vi uppgifterna så länge som kraven i lagstiftningen förutsätter. Vuokraturvas interna anmälningskanal fungerar på Juuriharja Consulting Groups server under namnet anmälningskanalen First Whistle.
Användaren kan också själv påverka hur länge uppgifter förvaras via de påverkningsmöjligheter som beskrivits nedan i punkt 8.
6. UTLÄMNANDE OCH ÖVERSÄNDANDE AV UPPGIFTER
Vuokraturva-yhtiöt –koncernen: Vi kan behandla en kunds personuppgifter inom Vuokraturva-yhtiöt –koncernen.
- Myndigheter: Vi kan överlåta en kunds personuppgifter på det sätt som förutsätts av krav som framlagts av behöriga myndigheter eller andra instanser, vilka baserar sig på den vid varje enskild tidpunkt gällande lagstiftningen.
- Ombildningar: Om vi köper, fusionerar eller på annat sätt organiserar vår affärsverksamhet, kan kundpersonuppgifter utlämnas åt köparna och deras rådgivare.
- Uppmätning och inriktning: Vi kan använda en kunds personuppgifter för uppmätning och inriktning av digital marknadsföring i enlighet med gällande föreskrifter.
- Indrivning och rättsliga anspråk: Vi kan utlämna personuppgifter åt tredje man, om det behövs för att fullgöra avtal, undersöka eventuella förseelser eller uppgöra, framställa eller, försvara rättsliga anspråk.
Förutom den egna personalen i Vuokraturva Oy, Vuokraturva-sopimus Oy, Takausvakuus Oy samt Vuokraturva-yhtiöt Oy, som är moderbolag för den koncern de bildar, har it-samarbetspartnerna City Dev Labs / W3 Group Finland Oy, Jalo IT Oy och OptimeSys Oy och sådan personal hos dem, för vilken det är nödvändigt att få tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina uppgifter, tillgång till kunduppgifterna och kundinformationssystemen.
Vad gäller Vuokraturvas interna anmälningskanal behandlar Juuriharja Consulting Group Oy, som utvecklat First Whistle-tjänsten för att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser, Vuokraturva Oy:s systemadministratörers samt anmälarnas (”Registrerade”) personuppgifter, såsom namn- och kontaktuppgifter, tekniska uppgifter i anslutning till programvaran samt övriga personuppgifter som kan kopplas till en fysisk person. Anmälarna kan också lagra andra personers personuppgifter i Whistleblowing-kanalen. Juuriharja verkar som i dataskyddsförordningen avsett personuppgiftsbiträde i rollen av tillhandahållare av plattform och Vuokraturva som Registeransvarig enligt Dataskyddsregleringen. Underleverantörer som Juuriharja eventuellt anlitar i tjänsten fungerar som Underbearbetare.
När vi använder nyssnämnda och övriga underleverantörer garanterar vi med avtalsarrangemang att uppgifterna behandlas i enlighet med den lagstiftning som är gällande vid var och en tidpunkt och denna dataskyddsbeskrivning. Uppgifter översänds i regel inte till stater utanför Europeiska unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
7. KONTROLLER AV SANKTIONS- OCH FRYSNINGSLISTOR SAMT HINDRANDE AV PENNINGTVÄTT OCH FINANSIERING AV TERRORISM
De insamlade uppgifterna om kundkännedom och andra personuppgifter används för kontroll av sanktions- och frysningslistor. De insamlade uppgifterna om kundkännedom och övriga personuppgifter kan användas för att förebygga, upptäcka och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism. De insamlade uppgifterna om kundkännedom och andra personuppgifter kan användas för att inleda en utredning om penningtvätt och finansiering av terrorism och för att inleda en utredning om det brott genom vilket den egendom eller vinning av brott som är föremål för penningtvätt eller finansiering av terrorism har erhållits.
8. SKYDD AV REGISTRET
Rätt att använda registret förutsätter användar-ID som utfärdats av kunddatabasens systemadministratör. Systemadministratören fastställer också den åtkomstnivå som beviljas åt användarna. För att starta programmet behövs det ett personligt lösenord. Användningen av registret och inloggningarna i det övervakas. Informationen samlas i tjänstens gemensamma databaser, som är skyddade med brandmurar, lösenord och övriga tekniska medel. Databaserna är belägna i låsta och övervakade utrymmen och endast vissa, på förhand angivna personer har tillgång till uppgifterna. I de lokaler hos Vuokraturva Oy, där uppgifterna hanteras och förvaras, kan röra sig bara den personal som är berättigad att använda uppgifterna.
9. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER
- Kontroll, rättelse, översändande och förstöring av uppgifter: Kunden har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom som har lagrats. På begäran av kunden rättar, kompletterar eller förstör vi felaktiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter. Kunden kan också om han så önskar få översända de personuppgifter han har lämnat, som vi behandlar automatiskt på basis av medgivande eller avtal, genom att kontakta vår kundservice.
- Motsättnings- och begränsningsrätt: Kund kan motsätta sig behandling, som baserar sig på berättigat intresse, på grund som ansluter sig till hans personliga situation. I en sådan situation begränsas exempelvis behandlingen för den tiden, då man utvärderar anledningarna att motsätta sig behandling. Behandlingen kan begränsas bl.a. även då, när kunden bestrider riktigheten i personuppgifterna, varvid behandlingen begränsas för den tid, under vilken vi kan säkra att uppgifterna håller streck.
- Återtagande av samtycke: En kund kan när som helst återta samtycke som han gett genom att kontakta vår kundservice eller med andra särskilt erbjudna metoder.
- Rätt att anföra klagomål: Kunden har rätt att anföra klagomål hos myndighet, om han anser att hans uppgifter har behandlats i strid med denna dataskyddsbeskrivning och den vid var och en tidpunkt gällande lagstiftningen. Kontaktuppgifterna till myndigheten återfinns på adressen www.tietosuoja.fi
Om du vill förbjuda Vuokraturva Oy:s elektroniska direktmarknadsföring, kan du göra det här. Vänligen observera att förbud mot direktmarknadsföring också gäller sökvakten. Då kan du inte på grundval av den sökvakt som du gjort per e-post få information om hyresbostäder som uppfyller dina sökkrav.
10. COOKIES
Webbplatsen Vuokraturva.fi använder cookies. Webbplatsen sänder till dess användares webbläsare en cookie – en liten textfil, som lagras på användarens terminal.
De flesta webbläsare godkänner automatiskt cookies, men om du så önskar kan du ändra din webbläsares inställningar och när som helst ta cookies ur bruk. Du kan ändra cookieinställningarna via den CookieHub-tjänst för godkännande av cookies som är i bruk på vår webbplats. Du kan i ett pop-up-fönster välja hurdana cookies du godkänner och hurdana ej. Du kan när som helst ändra ditt val via menyn ”Inställningar för cookies”.
Webbplatsen utnyttjar både interimistiska sessionscookies, som avaktiveras när du stänger webbläsaren, och permanens cookies, som lagras på terminalen.
Med hjälp av cookies fungerar webbplatsen tekniskt korrekt (nödvändiga cookies). Med hjälp av cookies får vi information exempelvis för att räkna antalet webbläsare som besöker vår webbplats samt för att analysera användningen av vår webbplats, t.ex. statistisk följning. De ger oss också möjlighet att analysera och följa med vad våra användare är intresserade av och på så sätt utveckla våra webbsidor. All den information som samlats är anonym, och de funktioner som utförts på webben kan inte med hjälp av den kopplas till någon viss person. Reklamcookies hjälper oss exempelvis att välja de annonser som lämpar sig bäst för dig och är intressantast samt att rikta annonserna till rätt slags kundkrets. Vissa tredjepartsleverantörer kan också eventuellt använda cookies eller webbspårare (t.ex. en 1 pixels bildfil), så att du ska se annonser som tilltalar dig när du besöker olika webbsidor. De noggrannare användningsändamålen för cookies har förklarats under knappen ”Inställningar för cookies”.
Du uppgifter som samlats med hjälp av cookies avslöjar inga personliga uppgifter såsom ditt namn eller dina kontaktuppgifter för oss eller tredje parter. Annonsörer som fungerar som tredje parter kan också använda teknik som mäter annonsernas effekt. För detta ändamål kan de använda en spårare (t.ex. en GIF-fil av storleken en pixel), som har placerats på vår webbsida för att samla in anonym information. Efter att ha fått anonym information om en användares besök på de här och andra webbplatser kan annonsörerna planera annonser för produkter och tjänster, som eventuellt intresserar användaren.
Selainten evästeasetukset
Du kan avaktivera eller ta bort cookies i webbläsarens inställningar. Det kan inverka på våra tjänsters funktionalitet att avaktivera användningen av cookies. Du får åtkomst till anvisningarna för att ta bort cookies i de vanligaste webbläsarna via länkarna nedan.
Ta bort cookies / Google Chrome